Dans tout contexte professionnel, que vous soyez travailleur autonome ou salarié, les courriels (ou courriers électroniques) sont devenus un canal de communication privilégié pour partager des informations à vos clients, collègues ou supérieurs. Vous arrive-t-il de recevoir des courriels qui vous semblent un peu rudes? Sans doute cela est-il involontaire de la part de votre interlocuteur. Bien que le style d’écriture du courriel soit plus familier et plus près de la communication orale que la lettre, il faut quand même veiller à respecter certaines normes.

 

D’abord, sachez que le courriel envoyé dans un cadre professionnel doit être plus soigné que ceux envoyés dans un cadre personnel. Le style familier et l’utilisation d’émojis (le terme a été accepté en 2018 par l’Office québécois de la langue française) sont à éviter dans les messages strictement professionnels. On veillera à utiliser un langage courtois pour ne pas froisser son destinataire et on évitera l’emploi de majuscules, ce qui revient à crier, en plus de gêner la lecture. Pour mettre l’accent sur une information importante, il vaut mieux utiliser les caractères gras.

 

Parmi les normes de courtoisie, il est également appréciable de répondre à un courriel dans les 48 heures ouvrables, même si nous n’avons pas encore en notre possession l’information demandée. Il vaut mieux envoyer un accusé de réception mentionnant que l’information demandée sera envoyée ultérieurement que de laisser l’interlocuteur sans nouvelles.

 

N’oubliez pas d’ajouter un objet le plus représentatif possible du contenu du message et de saluer votre interlocuteur avec une formule d’appel adaptée au type de relation que vous entretenez avec cette personne. L’usage du prénom est réservé aux collègues ou aux personnes familières.

 

Lorsque vous rédigez, allez droit au but et séparez vos idées en différents paragraphes, comme pour tous les types de textes. Terminez votre courriel avec une formule de salutation courtoise comme « Salutations, » ou « Cordialement, », suivie de votre signature.

 

De plus, la rapidité d’envoi des courriels n’excuse en rien des communications bourrées de fautes de tous genres. N’oubliez jamais que vous êtes dans un contexte de travail, que vous représentez une entreprise et que vous devez par le fait même veiller à la qualité de la langue. Évidemment, le français n’est pas la force de tous. Si vous savez que vous avez une faiblesse, l’utilisation d’un logiciel de correction comme Antidote serait de mise.

 

Dans le cas d’envoi de transmission d’une note, d’une note de service, d’un avis de convocation, d’un ordre du jour ou de tout autre document administratif officiel, veillez à respecter les normes de présentation propres à chacun de ces types de documents et insérez-les en pièce jointe.

 

Le français au bureau, d’où viennent les informations présentées dans cet article, est un ouvrage créé par l’Office québécois de la langue française et indique les normes ainsi que plusieurs exemples pour tous les types de communications, du courriel à la lettre de congédiement. Il s’agit d’un ouvrage très complet et intéressant que vous gagneriez à ajouter à vos outils de travail.