Avez-vous une amie ou une collègue qui réussit toujours à tout faire dans les temps, à préparer ses lunchs et à garder sa maison rangée? Comment fait-elle? En fait, cette personne est probablement juste bien organisée. Vous pourriez l’être vous aussi grâce à ces quelques conseils de base.
 
1. Se garder des périodes pour répondre aux courriels
 
Répondre à vos courriels à la seconde où vous les recevez vous fait perdre toute la concentration que vous aviez dans la tâche en cours. Prévoyez des périodes dans votre journée pour répondre à tous vos courriels en même temps, par exemple en fin d’avant-midi et avant de quitter le bureau en fin de journée. De toute façon, la nétiquette propose de répondre aux courriels dans un délai de 48 heures. S’il s’agit d’une réelle urgence, la personne vous téléphonera.
 
2. Faites des listes et hiérarchisez vos tâches en ordre de priorité
 
Un des problèmes avec les listes de choses à faire, c’est qu’elles sont toujours trop longues et décourageantes. On a tendance à prioriser les petites tâches non prioritaires afin d’en rayer le plus possible. Pourtant, vous devriez plutôt vous en tenir à de plus petites listes de tâches prioritaires et combler votre journée avec des tâches qui vous plaisent, s’il vous reste du temps.
 
3. Apprenez à vous connaître
 
Vous remarquerez bien vite que vous êtes plus productifs à certaines périodes de la journée. Utilisez ces moments pour vaquer à vos tâches qui demandent une plus grande concentration. La plupart d’entre nous sommes plus productifs le matin. La solution à privilégier serait donc d’utiliser ce moment pour les tâches les plus ardues au lieu d’utiliser ce précieux temps pour organiser notre journée et répondre à nos courriels. Pourquoi ne pas terminer votre journée avec l’organisation du lendemain afin de vous plonger dans le travail dès les premières minutes?
 
4. Oubliez le multitasking
 
Vous avez parfois l’impression d’avoir couru toute la journée sans avoir terminé quoi que ce soit? C’est que de nombreuses études ont prouvé que l’être humain est incapable de véritablement réaliser plusieurs tâches à la fois. Commencez une tâche et terminez-la avant de vous attaquer à autre chose. Coupez le son de votre cellulaire, fermez votre boîte de courriels et concentrez-vous sur votre travail pour une période de temps définie sans oublier de prendre des pauses pour oxygéner votre cerveau. Ne lisez pas vos courriels pendant votre pause pour ne pas vous embarquer dans un nouveau dossier avant d’avoir terminé celui en cours.
 
 
 
5. Organisez votre espace de travail
 
On sait que l’humain est moins efficace le vendredi qu’en début de semaine. Le vendredi après-midi, mettez à votre horaire l’organisation de votre espace de travail. C’est le meilleur conseil que nous puissions vous donner pour maximiser votre efficacité la semaine qui va suivre. Classez les papiers qui traînent sur le coin de votre bureau. Placez chaque article à l’endroit où il va. Vous gagnerez un temps fou à ne pas chercher vos dossiers. Si vous n’êtes dotés d’aucun système d’organisation, qu’attendez-vous pour le faire?